Onboarding programma en de 4c’s

Een onboarding programma kan zeker in deze tijd veel voordelen opleveren voor je organisatie. In dit artikel willen wij je niet alleen wat achtergrondengeven, maar ook praktische oplossing bieden voor veel voorkomende problemen.

Veel werk.. niet voldoende personeel.

Het is de laatste tijd niet gemakkelijk om goed personeel te krijgen. Veel bedrijven hebben te maken met onderbezetting doordat er mensen zijn weggegaan, ziek zijn of eenvoudig omdat niet voldoende goed personeel is te vinden.

De eerste oplossing is natuurlijk om de organisatie efficiënter in te richten en daarmee personeel te besparen.

Dat kan door meer processen vereenvoudigen en de workflow meer te automatiseren. Maar er zijn grenzen aan deze verbeteringen. Uiteindelijk heb je toch mensen nodig. Voor als als het gaat om “mensenwerk” en creatieve werkzaamheden.

Oorzaken personeelstekort

  • Onvoldoende sollicitanten kiezen voor jouw organisatie/bedrijf.
  • New hire’s gaan na aangenomen te zijn (ongewenst) te snel weg
  • Bestaande medewerkers vertrekken naar andere bedrijven
  • Medewerkers worden ziek.

Als werkzoekende moet je soms concurreren met anderen, maar voor veel functies heeft de sollicitant het voor het kiezen.

De laatste oorzaak, ziekte is natuurlijk een probleem, maar als het niet aan de werkomstandigheden binnen je bedrijf ligt is het een probleem dat waarschijnlijk niet structureel is.

De 4C’s van een Onboarding programma; wat wil je bereiken ?

Om de andere oorzaken te lijf te gaan is het belangrijk om een goed klimaat te creëren voor bestaande en nieuwe medewerkers. Daarvoor wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de 4c’s

Als personeel krijgen en behouden het doel is dan is het van belang om aandacht te besteden aan de 4c’s en wel in de volgende volgorde.

Connection

Culture

Clarification

Compliance

Connection, (verbinding), staat voor de relatie van de aanstaande medewerker met het bedrijf of organisatie. Naarmate de medewerker met meer mensen een betere relatie heeft, zal het gevoel van bij het bedrijf horen het meest vergroten. Dus een voorstelronde moet niet beperkt blijven tot enkel de directe collega’s en manager.

Connection first

De Culture, (Kultuur) van elk bedrijf is weer anders. Deze wordt gevormd door de medewerkers samen, vooral de directie, maar ook door het soort berdrijf en zelfs de klanten. Het is belangrijk dat een nieuwe medewerker deze cultuur begrijpt en zich er “thuis” bij voelt.

Bij Clarification (verduidelijking) gaat het om de uitleg naar de nieuwe medewerker toe. Het is belangrijk om het eerst het verwachtingspatroon van de medewerker vast te leggen en vervolgens uit te leggen en vaardigheden aanleren die de organisatie van hem of haar verwacht.

Compliance (naleving) wordt vaak gezien als het eerste waarom een onboarding programma wordt opgestart. De werkgever wil graag dat de medewerker zich aan de regels van het bedrijf houd. Het komt uit een wens om te controleren, en vaak ook uit wantrouwen.

Echter een arbeidsovereenkomst bestaat zoals elke overeenkomst uit rechten verplichtingen over en weer. Bij de focus op compliance is het van belang om die tweezijdigheid te benadrukken. Dat bevordert de relatie en geeft de medewerker een gevoel van verantwoordelijkheid.

Onboarding

Met een goed Onboarding programma bereik je dat je alle 4c’s invult

Maar we hebben niet de tijd om..

  • nieuwe medewerkers aan iedereen voor te stellen, zeker niet aan de directie, die is al overbezet
  • alles duidelijk te maken wat we van de medewerker verwachten, en het aanleren van vaardigheden, dat zou de sollicitant eigenlijk zelf moeten kunnen
  • te controleren of iemand het personeelshandboek wel echt heeft gelezen en begrepen

het kost elke keer veel tijd om de nieuwe medewerker uit te leggen welke documenten en gegevens van de medewerker verwacht worden, zoals Verklaring Omtrent Gedrag, Diploma’s, en certificaten, paspoort / ID,

Hoe geef je een optimale invulling aan de 4C’s zonder meer tijd in het onboarding proces te stoppen?

Online Onboarding via elearning

Met een online onboarding programma kun je de toekomstige medewerkers snel en heel gestructureerd duidelijke informatie geven. Met bijvoorbeeld video’s van diverse cruciale personen binnen de organisatie is in korte tijd toch een connectie te maken.

Tegelijkertijd kan de medewerker al gegevens gevraagd worden die voor het aanname proces van belang zijn. Administratieve rompslomp wordt daarmee geautomatiseerd.

Is dat niet onpersoonlijk?

Nee, in tegendeel. Normaal zal een nieuwe medewerker bij een groot bedrijf niet gauw het hele management en de directie ontmoeten. Terwijl die juist vaak het best in stat zouden zijn om de medewerker het gevoel te geven dat hij of zij belangrijk is voor het bedrijf, Ook het verduidelijken van de cultuur is een taak die goed bij de directie past.

Pre-boarding en Onboarding opleiding

We spreken meestal van onboarding, maar het proces van de relatie maken met een mogelijk nieuwe medewerker begint al voor de eigenlijke in dienst treding. Het voortraject is dan dus de pre-boarding

Van uitzendbureau tot zorginstelling

Onboarding is voor vrijwel alle organisaties en alle functies binnen een organisatie van belang.

Iedereen wil zich immers thuis voelen en snel productief zijn. Organisaties kunnen de onboarding echter wel met verschillende doeleinden opzetten:

  • Een uitzendbureau biedt verschillende onboardingprogramma’s aan zodat de flexkrachten de onboarding niet of nauwelijks meer bij de klant hoeven te doen. Vooraf doen ze via het uitzendbureau de specifieke onboarding. Daarna kunnen ze meteen aan de slag bij de klant.
  • Voordeel: Snel inzetbare flexkrachten
  • Een cateraar doet de onboarding via instructievideo’s, zodat de medewerkers daarna bijvoorbeeld meteen weten hoe de afwasmachines werken en waar ze daarbij op moeten letten.
  • Voordeel: Digitale instructie vervangt persoonlijke uitleg bij de machines
  • Een consultancy organisatie steekt vooral in op de organisatie inhoudelijk en persoonlijk leren kennen. Wat zijn de expertises van de organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor?
  • Voordeel: Een goed ingewerkte consultant kan de organisatie goed verkopen aan potentiele klanten. Binnen de organisatie weet de consultant bij wie hij/zij moet zijn voor specifieke expertise.

Voordelen van pre boarding

  • Betere verwachtingspatroon van de toekomstige medewerker scheppen
  • Uitstroompercentage verlagen
  • Medewerkers worden sneller productief
  • Voorkomt dat een medewerker toch afhaakt voor de start of naar een concurrent gaat

Voordelen van een Onboarding cursus

  • Het gaat tijd besparen van het instrueren van de mensen.
  • Er zouden minder fouten gemaakt moeten worden door de medewerkers die mogelijk extra kosten meebrengen
  • Het zal de organisatie een professionelere uitstraling geven.
  • Je hebt automatisch geregistreerd dat iedereen er kennis van heeft genomen zonder administratieve handelingen.
  • Automatiseren en borgen van processen waardoor administratieve werkuren bespaard worden 
  • Communicatie over (Werk)afspraken worden zekerder geborgd en kan zelfs juridische voordelen hebben en dus kosten besparen als er ooit een discussie of zaak zou ontstaan.
  • Medewerkers tevredenheid zal verhogen
  • Medewerkers kunnen zelfs worden omgevormd tot ambassadeurs als ze onder indruk zijn van het onboarding programma

Feiten en cijfers

56% wil een buddy of mentor
73% wil geïnformeerd worden over bedrijfsregels en beleid
4% van de nieuwe werknemers verlaat hun baan na een desastreuse eerste dag
22% van het personeelsvertrek vindt plaats na de eerste 45 dagen van hun aanstelling
51% van de vertrekkers maakt de beslissing om weg te gaan binnen een half jaar

Goede onboarding

  • Een passend onboarding programma kan de opbrengsten voor iedere fulltime werknemer met 17% verhogen.
  • Opmerkelijk: 34% van de medewerkers ként het onboarding programma helemaal niet.
  • Geen onboarding: inpakken en wegwezen.

Een kostbare zaak

Het verliezen van een werknemer in het eerste jaar kost naar schatting drie keer het salaris van die werknemer.

Hoe nu verder?

Ok, nu ben je ongetwijfeld wel overtuigd dat een goed onboarding programma geld kan besparen en beter gemotiveerd personeel op zal leveren. Maar hoe kom je aan een goed onboarding programma?

Daar kunnen wij van WebClass4U je mee helpen.

Wij kunnen een onboarding programma op maat maken voor jullie organisatie.

De kosten van zo’n maatwerk opleidingstraject is natuurlijk afhankelijk van de complexiteit die nodig of gewenst is, maar gemiddeld gezien is het al financieel interessant vanaf 50 nieuwe medewerkers per jaar.

Waarom een Onboarding programma via WebClass4U?

Wij hebben:

– weinig overheadkosten en kunnen daarom maatwerk voor een lage prijs maken
– de ervaring om een trainingsprogramma op te zetten
– een platform dat alle mogelijkheden biedt om het programma te automatiseren en dus administratieve besparingen te realiseren
– de middelen zoals professionele audio video en foto opnamen en editing te doen etc. etc.
Onboarding-Video-Interview-voor-webclass4u

Geintereresseerd om een van gedachten te wisselen of het wat voor jouw organisatie is? Bel of whatsapp 06-81148069